10 Ventajas de implantar un Sistema de Gestión de la Calidad

Cada vez más las organizaciones sanitarias (Laboratorios, Colegios Profesionales, Hospitales, públicos y privados, Clínicas de Odontología y Estomatología, Farmacias, Distribuidores farmacéuticos, etc.) van más allá del mero cumplimiento regulatorio, apostando por la calidad como elemento diferenciador de valor añadido.

Este elemento común a todos los miembros de la organización, esto es, desde la alta dirección a toda la plantilla, es a día de hoy una garantía de supervivencia a futuro.

Involucrarse como organización en la implantación de un sistema de gestión de la calidad, tiene 10 ventajas clave:

 

  1. Ayuda al cumplimiento legal.  

Este aspecto es el mínimo logro que obtiene una organización con la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), pero sin duda es de vital importancia ya que si no hay cumplimiento legal, ir más allá no tiene ningún sentido. Por consiguiente esta «garantía de mínimos» es el primer eslabón de la larga cadena de beneficios que aporta la adecuada gestión de la calidad.

Además del cumplimiento legal, el hecho de abordar riesgos y oportunidades y la obligación de planificarse, hace que la organización mire al futuro y por tanto adquiera una capacidad de anticipación y reacción de la que antes no disponía. Si seguimos hablando de cumplimiento regulatorio, por ejemplo, la organización será consciente de los cambios venideros y se irá preparando y adaptando con tiempo a éstos, en lugar de dar cumplimiento a estos nuevos requisitos legales en el último momento, deprisa y corriendo, y probablemente sufriendo complicaciones que hubieran sido evitables.

2. Afloran sinergías desde el mismo corazón de la organización.

Al  existir una asignación clara de roles, responsabilidades y autoridades (apartado 5 de la Norma UNE EN ISO 9001:2015), existe un intercambio continuo y fluido de información entre departamentos, que hace que todo el mundo reme en el mismo sentido, aunando esfuerzos, optimizando recursos y compartiendo conocimiento.

3. Cada miembro se involucra en la consecución de los objetivos planteados a nivel de calidad, en línea con la estrategia empresarial.

Como todos los miembros de la organización se involucran en el Sistema de Gestión de la Calidad, y cada uno es consciente de sus responsabilidades, todo el mundo participa en la detección de áreas de mejora, en la corrección de desviaciones y en proponer iniciativas y medidas que solventen los problemas detectados. Cada persona es valorada y sus ideas son consideradas, hecho que fomenta la participación e incrementa la motivación y el compromiso de los empleados. Al final, el que mejor puede informar acerca de algo, es quien lo practica a diario. No hay mejor fuente de información directa ni fuente más veraz que ésta.

Por otra parte, todos los miembros de la organización conocen los objetivos de calidad, la política de calidad, y el estado en que se encuentran conforme a lo planificado. La alta dirección se encarga de transmitirlo y de implantar una cultura compartida que gira en torno a la calidad y a la mejora continua.

Además se mejora la capacitación de los miembros de la organización. Al disponer de más información de los procesos, los conocen mejor y pueden abordar su ejecución de manera más ágil. Y si a esto se le suma el adecuado desarrollo de un plan de formación acorde a las necesidades internas de la organización, se multiplican los efectos positivos, poniendo en valor a las personas, que al fin y al cabo son las que hacen posible el resto.

4. Aumenta la satisfacción del cliente

    Cumplir con los requisitos de la Norma UNE EN ISO 9001:2015  implica tener la capacidad de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.

Las organizaciones que disponen de un Sistema de Gestión de la Calidad, tienen un claro enfoque al cliente. No sólo saben que necesidades y expectativas tienen sus clientes, sino que además hacen un continuo esfuerzo por conocer su opinión, por tener en cuenta de manera real lo que sus clientes piensan y hacerles partícipes en la gestión de su organización. En resumen,   su esfuerzo se centra en mejorar cada día para que sus clientes estén satisfechos con su servicio o producto en todos sus ámbitos.

5. Se corrigen ineficiencias y se potencian fortalezas. 

    Las organizaciones adoptan herramientas que les ayudan a determinar las cuestiones internas y externas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que  afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su Sistema de Gestión de la Calidad.

Uno de los instrumentos más utilizados, o por lo memos, uno de los que más utilizan nuestros clientes, es el análisis DAFO.  Como resultado del mismo, las organizaciones conocen sus debilidades y fortalezas, así como las amenazas y oportunidades que el entorno les ofrece.

6. Existe un claro enfoque externo, socialmente responsable y una cultura de la calidad a nivel interno, que se sustenta en unos valores y buenas prácticas, conocidas y compartidas por todos.
    Si hablamos de la experiencia que QEX CONSULTORA tiene, podemos afirmar el claro enfoque que tienen sus clientes a la sociedad.
    No sólo conocen quienes son sus grupos de interés, sino que además se esfuerzan por superar sus expectativas, por involucrarlos y concienciarlos en materia de sostenibilidad, por ser transparentes y por facilitar una comunicación bidireccional y una cooperación real con los mismos.
    Se trata siempre de sumar, de aportar.

7. Se gestionan los riesgos y las oportunidades.

    Como ya hemos mencionado en el punto 1, implantar un Sistema de Gestión de la Calidad implica abordar riesgos y oportunidades para asegurar el logro de los resultados previstos, incrementar los efectos deseables, es decir, aprovechar las oportunidades, prevenir y reducir los efectos no deseables y lograr la mejora.
    Para ello se realiza una planificación, se establecen controles, se toman acciones en los procesos y se evalúa la eficacia de las acciones tomadas, obteniendo información de suma importancia de cara a la toma de decisiones estratégicas.

8. Refuerza la imagen

Apostar por la calidad, integrarla en la estrategia de la organización y en su día a día, posibilita proporcionar una garantía de calidad en la prestación de servicios y suministro de productos. Esto hace que mejore la imagen de nuestros productos y servicios, y por consiguiente, de nuestra organización.

A su vez, la mejora de la imagen, incide en una mejor posición de mercado respecto a la competencia. Adoptar un Sistema de Gestión de la Calidad es lanzar una señal a todos los agentes que interactúan con nuestra organización sobre nuestro compromiso con la calidad y la mejora continua.

Incrementar nuestra posición competitiva aumenta nuestras posibilidades de sostenibilidad en el tiempo y asegura nuestro liderazgo.

9. Gestión global, control del desempeño de los procesos y de la organización en sí misma.

Un Sistema de Gestión de la Calidad optimiza la gestión interna y la gestión externa.

Si nos centramos en la gestión interna, tenemos una doble vertiente. Por un lado mejoramos los procesos genéricos, de gestión, que al fin y al cabo son el despliegue de la estrategia organizacional. Y por otro lado, optimizamos la gestión de los procesos que definen nuestra actividad, de los más específicos, de aquellos que hacen que suministremos nuestros productos y servicios de la mejor forma posible.

El Sistema de Gestión de la Calidad nos proporciona herramientas útiles para analizar nuestros procesos y mejorarlos, para asegurar que nuestros procesos  cuentan con recursos y se gestionan convenientemente, siempre basándonos en  datos reales, medibles y objetivos.

10. Mejora continua

La Norma  ISO 9001:2015, como hemos visto ya,  emplea el enfoque a procesos, que incorpora el ciclo planificar-hacer-verificar-actuar (ciclo PHVA O PDCA) y el pensamiento basado en riesgos.

Precisamente el ciclo PHVA puede aplicarse a todos los procesos de nuestra organización y a nuestro sistema como un todo.

Establecemos unos objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos necesarios para alcanzar unos resultados, implementamos lo que hemos planificado, hacemos el seguimiento y medición de los procesos, productos y servicios resultantes y tomamos acciones para mejorar nuestro desempeño.

Vamos de la teoria a la práctica, nos paramos, observamos, reflexionamos, actuamos y mejoramos.

Ciclo PHVA